Un SIRH, également appelé système d’information sur les ressources humaines ou système de gestion des ressources humaines (SGRH), est la combinaison ultime des technologies de l’information (TI) et des ressources humaines (RH). Cet article explique comment fonctionne un SIRH, comment il est lié à l’analyse des RH, et comment il peut être sélectionné et mis en œuvre avec succès.
Les systèmes d’Information RH traditionnels et les SIHR Analytiques – La synergie
Le système d’information sur les ressources humaines a traditionnellement été basé sur l’exigence de comptabiliser les enregistrements des processus RH.
Avec l’avènement des systèmes de gestion de base de données relationnelle (SGBDR) et de la gestion/programmation des bases de données au milieu des années 1980, les systèmes SIRH ont été progressivement transformés en des systèmes d’information basés sur des flux métier et les flux de décision RH. Ce changement signifie que les SIRH sont passés d’une comptabilité manuelle basée sur les transactions à des processus RH semi-automatisés. Un bon exemple est le processus d’intégration, qui pourrait désormais être personnalisé et déclenché automatiquement par les points de données obtenus lors du processus de recrutement. Il y a 20 ans, c’était impensable.
Au cours des cinquante dernières années, l’analyse des ressources humaines a fait l’objet d’une attention croissante. Il a également été suggéré que l’analyse des personnes et le SIRH sont des approches opposées qui doivent être classées séparément. La différence fondamentale entre les deux réside dans le reporting et le flux logique. Le flux de travail traditionnel du SIRH est basé sur des règles commerciales codées en dur, tandis que l’analyse des ressources humaines est basée sur la modélisation statistique et l’apprentissage automatique appliqués aux données RH.
Cependant, l’analytique RH peut compléter un système d’information sur les ressources humaines en améliorant la portée et la précision de l’analyse des données liées aux RH et de la prise de décision.
Par exemple, l’estimation du potentiel d’un employé au moyen de règles et de procédures codées en dur (comme dans un SIRH), telles que les registres de présence, les ventes réalisées ou les certifications, sera limitée en termes de précision. En revanche, l’utilisation des règles codées de manière souple dans le cadre de l’analytique RH améliorera la qualité de la prise de décision en termes d’évaluation du potentiel des employés. Par exemple, le regroupement non supervisé d’employés, l’analyse en composantes principales sur les facteurs de corrélation, l’analyse de réseau organisationnel ou le traitement du langage naturel sur les enregistrements de médias sociaux. C’est pourquoi l’intégration de l’analytique dans le SIRH pourrait transformer un système de gestion des informations et des flux de travail en un système cognitif de prise de décision en matière de RH, permettant une RH semi-automatisée.
Pour tirer parti de ce potentiel, l’analyse RH doit être intégrée aux flux de travail du SIRH. Cela peut se faire soit en ajoutant l’analyse RH comme un module supplémentaire au système SIRH existant, soit par l’intégration transparente de produits tiers. Les deux doivent fonctionner en tandem comme un système unifié.
Feuilles de route pour l’évaluation et la mise en œuvre des SIRH
La question est de savoir comment y parvenir. Une bonne feuille de route serait spécifique à l’organisation. La plupart des entreprises ayant un effectif de 50 personnes ou plus ont déjà un système de base en place. Il peut s’agir d’un système d’enregistrement des RH sous Excel, ou d’un système open-source.
Cependant, à un moment donné, les organisations en croissance auront besoin d’un système SIRH complet et robuste pour plusieurs raisons. Parmi celles-ci, citons :
- Meilleure tenue des dossiers
- Amélioration de la qualité des rapports RH
- Incorporation de toutes les fonctions du processus RH
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle globale des RH
- Sécurité/authentification robuste des données/utilisateurs
Critères de sélection des produits HRIS
Lors de la mise en œuvre d’un système d’information sur les ressources humaines, il existe un certain nombre d’étapes et de critères de sélection. Les plus importants sont énumérés ci-dessous :
- Identification des besoins des utilisateurs et des critères de conception
- Détermination du prix des produits concurrents
- Évaluation des fonctionnalités, y compris les spécificités des rapports et des mesures des produits concurrents
- Analyse des antécédents et de la réputation du fournisseur
- Protocoles de sécurité des utilisateurs et des données/conformité requise
- Évaluation approfondie de la personnalisation et de l’intégration de produits concurrents par des tiers
- Investissement en temps et en argent pour l’ensemble du cycle de vie de l’implémentation
- Assistance requise après la mise en œuvre
Toute mise en œuvre majeure d’un SIRH nécessite une gestion du changement et une ingénierie des processus dans les RH. Par conséquent, il est probable que le cycle de vie d’une mise en œuvre majeure soit marqué par des réticences, voire une résistance interne.
Il est important d’identifier le personnel en charge de la propriété du projet et de lui permettre de prendre de meilleures décisions. La direction générale, la direction des systèmes d’information et les services financiers doivent également être mis à contribution, ainsi que toutes les autres parties prenantes de haut niveau. Ils peuvent tous faire partie du groupe de pilotage.
Les plans, une fois décidés, doivent être respectés le plus fidèlement possible. Les intégrations et les réunions doivent être fréquentes et synchronisées tout au long de la progression séquentielle de la mise en œuvre. Il est également important de suivre l’amélioration progressive et l’efficacité du processus RH parallèlement au « Go Live » du système SIRH.
La mise en œuvre réussie d’un système d’information sur les ressources humaines est un processus complexe. Nous espérons que cet article vous a donné un aperçu sur ce type de système d’information.