4 manières pour s’assurer de l’efficacité de vos logiciels de gestion

Les logiciels de gestion sont devenus de plus en plus utilisés par les entreprises, du fait qu’ils optimisent le temps, la méthodologie du travail et les efforts fournis par les collaborateurs. Aujourd’hui, les entreprises ne peuvent plus se passer de l’utilité et l’efficacité de ce type de plateforme technologique.

Les logiciels de gestion nécessitent quand même que l’entreprise consacre suffisamment d’efforts pour qu’elle obtienne le niveau d’efficacité dont elle a besoin. Afin de s’assurer du niveau d’efficacité voulu, voici 4 façons pour ce faire :

1.Profitez de la formation :

Les logiciels de gestion sont conçus à la base pour être intuitifs et faciles à utiliser dès leur sortie de la boîte. Et la facilité d’utilisation est certainement une caractéristique à rechercher lors du processus d’achat. Mais quelle que soit la simplicité de la solution, chaque personne aborde le logiciel avec des hypothèses et des antécédents différents, et un membre de votre équipe ne manquera pas de s’y perdre.

Avant d’utiliser le logiciel et d’essayer de le mettre en route, prenez le temps de demander à un expert de vous expliquer les principales caractéristiques du produit. S’il existe une visite vidéo, regardez-la. Si une formation en personne est disponible, rendez-la obligatoire pour tous les membres de l’équipe.

Une fois que vous aurez utilisé le produit pendant quelques semaines, demandez à votre fournisseur de vous proposer une formation de suivi, afin de pouvoir personnaliser ses fonctionnalités pour votre organisation. Vous ne pouvez pas gérer un produit efficacement si vous n’avez pas une bonne compréhension initiale de ce dont il est réellement capable.

2.Gérez votre logiciel (n’attendez pas qu’il vous gère) :

À moins que la solution dans laquelle vous avez investi ne soit dotée d’un mode de pilotage automatique, vous devez fournir des efforts constants pour que l’outil puisse fonctionner pour vous.

Dans le monde de la gestion du travail, par exemple, si la moitié des membres de votre équipe n’utilisent pas régulièrement l’outil pour faire des demandes de tâches, mettre à jour le statut de leur projet, effectuer des révisions et des approbations, collaborer sur des tâches ou cocher le travail terminé, alors vous ne recueillerez pas les données historiques qui peuvent être si utiles pour justifier la taille du personnel, demander de nouveaux effectifs et redimensionner votre charge de travail, entre autres avantages.

Tout compte fait, le temps que vous investissez pour faire fonctionner un outil devrait être rentabilisé plusieurs fois par les gains d’efficacité réalisés. Si ce n’est pas le cas pour votre équipe, prenez du recul et évaluez si le problème réside dans l’outil lui-même, ou dans l’engagement de votre équipe à le gérer correctement.

3.Consolider les outils :

Il est important d’évaluer périodiquement tous les outils professionnels que vous utilisez pour pouvoir détecter combien d’entre eux accomplissent la même tâche de différentes manières – et s’il existe une solution unique qui pourrait en consolider plusieurs en une seule.

Lorsque vous recherchez un nouveau logiciel de gestion, assurez-vous qu’il ne se limite pas à une seule fonction et qu’il peut se connecter de manière transparente aux autres applications essentielles utilisées par votre équipe. Par exemple, si Google Docs constitue une part importante de vos processus de travail, n’adoptez pas une solution de gestion de projet si elle n’est pas également compatible avec Google.

4.Rationaliser les flux de travail :

Alors, vous avez donc suivi une formation ! Vous vous êtes engagé à gérer le logiciel de manière continue et vous avez recherché les possibilités de consolidation. Maintenant, examinez vos flux de travail. Vos processus sont-ils parfaitement intégrés aux outils que vous utilisez et automatisés pour une productivité maximale ? Ou bien s’agit-il encore de systèmes hétéroclites qui nécessitent un effort manuel intense ?

Même après avoir adopté un outil efficace, vous devez évaluer et concevoir vos processus de travail de manière à tirer parti de ses principales fonctionnalités.

«  Bien que nous ayons soigneusement géré les opportunités dans Salesforce, nos processus de planification, de livraison et de ressourcement de projet étaient incohérents, ce qui signifiait que l’exécution n’était pas toujours fluide. », explique Bryce Owen, vice-président de la gestion des projets. « En optimisant le flux de travail, nos équipes pouvaient passer moins de temps à hiérarchiser les tâches et plus de temps à collaborer pour parvenir à une livraison dans les temps sans se bousculer pour respecter les délais« .

Vous avez probablement entendu l’expression «  vous ne pouvez pas obtenir plus d’une solution que vous n’y mettez ». En fait, vous pouvez et vous devriez pouvoir le faire. L’objectif est de faire plus avec moins de travail manuel. Néanmoins, il existe une relation claire entre votre effort et l’efficacité d’une solution logicielle. Si vous vous engagez à suivre une formation initiale et continue, à gérer le produit en permanence, à consolider les outils et à optimiser le flux de travail, vous aurez beaucoup plus de chances d’obtenir les avantages promis lorsque vous avez signé le contrat.

 

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